PORADNIKI praca

Organizacja czasu w pracy – jak zaplanować efektywny dzień, by szef był zadowolony, a Ty pełna zapału

Dobrze znamy sytuacje, gdy przychodzimy do pracy, odpalamy komputer i… zapał do wykonywania zadań i dobry humor się kończy, no ręce opadają (bez powodu). Poniżej przedstawię Ci moje sprawdzone i skuteczne sposoby, na tzw. kopniaka, by móc 1. pracować 2. z uśmiechem 3. swoim 4. i szefa.

Od początku mojej kariery zawodowej pracowałam na „idealną rutyną”, dzięki której będę z chęcią chodzić do pracy i będę z przyjemnością wykonywać nadane obowiązki. Póki co, poniższy rozkład jazdy bardzo mi się sprawdza. Zostałam też doceniona w pracy bardzo szybkim awansem (po pół roku zatrudnienia).

RANO

Poranki są u mnie spokojne. Pierwsze 1-2h w pracy to czas na kawę, śniadanie. Zazwyczaj też wtedy mam najwięcej interesantów, którzy chcą coś załatwić, dlatego nie zanurzam się w głębokie zadania. Na początek robię powtarzalne czynności, które muszę wykonywać codziennie, np.: ustawianie kursów walut, skanowanie nowych dokumentów, odpowiedzi na komunikatorze. Później przechodzę do sprawdzania maili, co daje mi orientację co mam zrobić najpilniejszego w ciągu dnia. Na koniec spoglądam w swój kalendarz, ale też i mojego teamu, by wiedzieć, w którym momencie mogę ich złapać.

Po takiej porannej „rozgrzewce” jestem gotowa na wykonywanie i odhaczanie obowiązków z listy zadań oraz zajmowanie się najpilniejszymi sprawami.

Spokojne poranki w pracy nie są kolejnym powodem do stresu, mamy czas na rozruch i na lepsze przygotowanie się do dnia.

W ten sposób docieram do lunchu.

LUNCH

W trakcie przerwy obiadowej staram się odejść od biurka. Gdy jest lato, i ciepełko to jem w pobliskim parku, w chłodniejsze dni staram się jeść w tzw. „common area”, w którym inni też odpoczywają lub spożywają swoje lunche. Wtedy mam najwięcej czasu, by dowiedzieć się o ich życiu osobistym, zainteresowaniach (podpatruję też co mają pysznego w dietach pudełkowych).  Gdy nie ma nikogo obok mnie, wówczas na telefonie włączam aplikację Kindle, na której zawsze na mnie czeka ebook związany z rozwojem osobistym.

rawpixel.com at Pexels

Po lunchu mam zawsze zaplanowane zadania do wykonania, które pochłaniają mnie bez reszty. Chcę by dzień jak najszybciej miną i gdy się czymś mocno zajmę, nie zauważam upływu czasu. I ani się obejrzę już wychodzę. Na koniec dnia też zostawiam sobie jedno powtarzalne zadanie, jako bufor na potencjalny przestój w pracy.

KONIEC TYGODNIA

Piątek to dla mnie czas planowania. Na koniec dnia zapisuję sobie zadania do wykonania w trakcie kolejnego tygodnia i sprawdzam też, czego nie udało mi się wykonać w bieżącym. Jeżeli są takie zadania, to przenoszę je na kolejny tydzień i zajmuję się nimi później w pierwszej kolejności.

rawpixel.com at Pexels

Zaplanowanie obowiązków na na nadchodzący tydzień, już w piątek sprawia, że w trakcie weekendu nie muszę myśleć o pracy. W niedzielę też już nie planuję co w poniedziałek mam do zrobienia, gdyż gotowa lista czeka od piątku. To jest super sposób na spokojną niedzielę i przyjemny, bezstresowy poniedziałek. O tym, jak sprawić, żeby poniedziałki były przyjemniejsze napisałam też tutaj: Przyjemne poniedziałki.

RAZ W MIESIĄCU

Jeden z mniej zajętych dni poświęcam na podsumowanie bieżącej pracy i zaplanowanie zadań długofalowych. Wówczas wrzucam do kalendarza wszystkie nowe, powtarzalne zadania na dany dzień. Dodaję i hierarchizuję też nowe zadania, które otrzymałam w przeciągu ostatniego czasu.

Dodatkowo, fajnym nawykiem jest ciągłe robienie notatek, zapisywanie istotnych rzeczy, które mogłyby umknąć z głowy w natłoku wydarzeń. Takie notatki bardzo się przydają do planowania zadań oraz do raportowania.

rawpixel.com at Pexels

Podsumowując organizację czasu w pracy:

  1. Poranki to „rozgrzewka” przed wykonywaniem najważniejszych zadań na dany dzień.
  2. Lunch to czas na odpoczynek, reset, z myślami daleko od pracy.
  3. Po lunchu polecam bardzo angażujące zadania, które utrzymują skupienie i „przyspieszają” czas do wyjścia z pracy.
  4. Piątki do „dzień planowania zadań na kolejny tydzień”, by w trakcie weekendu nie zaprzątać sobie głowy pracą.
  5. Raz w miesiącu warto wrzucić powtarzalne i nowe zadania do kalendarza.
  6. Robienie notatek o rzeczach, terminach, wydarzeniach istotnych jest bardzo pomocne przy planowaniu i raportowaniu.

Dajcie mi znać jak Wy organizujecie sobie czas w pracy! Chętnie nauczę się Waszych sposobów!

(Visited 57 times, 1 visits today)
Przeczytaj poprzedni wpis:
Życie jest za krótkie na zmartwienia, czyli jak się nie przejmować „pierdołami”

W jakiejś mądrej cząstce internetu przeczytałam, że ludzkie umysły są w większości zaprzątniete codziennymi i nadchodzącymi zmartwieniami, potencjalnymi problemami. Mam...

Zamknij